外贸邮件流程体系（106封必学的外贸邮件）

邀请客户见面邮件怎么写？

谈生意最有效的方式莫过于面对面的交流，这样做可以使双方更加容易拉近彼此的距离，不会显得过分冰冷。适时邀请客户面谈，是业务开发和跟进的一个重要环节。现在在疫情环境下，可以先用linkedin提前邀约，然后大量的约客户线下面对面的谈。

跟客户见面后，隔多久跟进比较合适？

要跟据实际情况来分析。如果客户仅仅是初次拜访，大致了解了你们的公司和产品，但并未针对具体的产品索要报价或样品，那三五天后跟进，简单表示对客户拜访的感谢，介绍自己的产品，顺便推荐一些热卖的款式，并且大致展示其优势和特点，基本上就差不多了。当天联系完，一周左右一定要联系客户。

外贸展会后的客户跟进

展会过后，必须第一时间跟进客户，而且要给客户提供相关信息，让客户能够回忆起当时的场景。即便客户无法准确记起谈判的细节，也要给对方丰富的资料，引起对方兴趣，为后续的谈判做铺势。

开发潜在客户邮件如何写

业务员平时的工作中，除了服务老客户之外，难免需要花大量的时间来培养和开发新客户。所以日常写的邮件，一部分是回复询盘和处理各种事宜，还有一部分，就是写给陌生客户寻找商机的。这一部分，就是我们的开发信

外贸邮件中如何介绍自己的优势

开发潜在客户和新客户，很重要的一点就是要吸引对方注意，让对方觉得跟你合作能各取所需。除了适当地推销自己外，你还需要让客户知道你们公司和产品的优势和特点。简言之，就是要突出卖点。

外贸邮件中，如何突出专业素养

与客户的前期接触，不仅是询价、报价这么简单，那只是新手刚入门时所处的初级阶段的情况而已。对于老业务员而言，需要做的事更多，更上一个层次，以体现自身的专业素养，增强潜在客户和目标客户跟你合作的信心。只要让对方觉得你是“行家”，他找你谈是找对人了，前期的目的就达到了。

回复新客户的询盘

收到询盘后，就应该仔细研究，并在第一时间给予客户回复，切不可拖沓，因为很多机会，都是在等待中失去的。效率，往往会成为业务开发的关键

回复有针对性的询盘

客户针对某一产品具体询价, 甚至给出了要求 图片及相关信息,必然希望能够在第一时间得到准确翔实的回复。

需要不明确的客户如何邮件引导

也许这是一个不错的机会。每个人的习惯不同,有人喜欢长篇大论,有人喜欢言简意赅,有人喜欢跟供应商详细探讨,有人喜欢根据供应商的推荐

老客户的询价如何巧妙回复

给老客户发送邮件时我们往往会非常随意。两个人之间的沟通，不会如陌生人般距离遥远。语句过分客气反而会显得疏远。用简单的几句话，点明主题，事情到位，不啰嗦，不浪费时间，就可以了。

给客户推荐新产品

不管是老客户还是新客户,我们都应该经常与客户保持互动,这样才不会容易被对方遗忘。所以适当地跟进,保持基本的联系,是非常有必要的。

快速准确的报价

不管是对待新客户还是老客户,报价的时效性都很重要。 尤其是对刚接触的潜在客户,一旦报价速度慢了,机会可能就拱手让人。但是在追求效率和速度的同时,也需要注意邮件的内容和报价的质量，要快而准,不能报价后发现算错了,再去跟客户道歉,去更新报价单,这只会让客户觉得你不可靠、不专业。

详细的报价如何写邮件

对于老客户、重要客户，或者对报价有具体要求和针对性的客户，你需要给出准确报价 。而报价的内容，要尽可能详细，并突出自身的优势，把能给到的信息一次性给全，节省双方时间，也在一开始就给客户树立一个专业的形象。

一旦价格陷入僵局，是否可以强调品质？

价格谈判陷人儒局 是常有的事,业务员不必惊慌,也不必客户一说价格贵,就立马降价,设反而容易让客户无所适从。 报价就应该是有理有据的,根据具体的描述 数量 包装等信息来核算价格, 可以经得起推敲。 如果客户嫌贵, 是否可以考虑适当调整细节? 比如说,修改包装、增加数量、改变某些配件和价格构成要素,来达到合理降价的目的

外贸中如何应对客户的砍价

砍价是每个业务员都会经常碰到的事,甚至每天都要面对新老客户的砍价要求。 有的客户根据产品和数量砍价,有的客户根据市场定位砍价,有的客户根据以往的采购经验砍价,还有的客户先乱砍一通,然后再通过货比三家来砍出最低价。

报价出去没有收到客户回复，多久跟进合适？

不要跟的太紧，毕竟大家都很忙，客户有自己的工作要处理，未必能抽出时间，来解决你的问题或者查阅你的报价。所以一般报价后，给对方充分的考虑和研究的时间，是有必要的。

建议1-2-4原则。也就是针对没回复的客户，报价后一周跟进，再两周跟进，再四周跟进。千万不要给客户留下一个“催命”的不好印象

特别在意价格的客户，价格谈判

初次报价之后,与客户来来回回就价格问题持续谈判,是很平常的。卖方希望维持一定的利润,买方希望拿到更好的价格, 自然会出现多轮价格拉锯。这就需要谈判双方控制自己的情绪和节奏,用一定的技巧去磨合,找一个能让双方妥协让步的折中点。

客户询价的时候不提供数量，如何报价？

可以分梯度报价。 比如,订货量为MOQ(最小起订量)的价格是多少:为一个20英尺柜的数量,价格是多少; 为40英尺柜的数量,价格又是多少. 先把几个重要的点设置好,通过梯度报价,来引导不同的客户。

客户确认后，发现自己价格报错了，如何处理？

1：如果订单已经确认,这时候才发现问题,应当及时告知客户,你方报错价格的实情,正确的价格应该是多少,并且对于已方的失误给客户道歉。同时,也需要跟客户商量,是否双方都可以承担一点损失,将订单继续执行下去。 如果客户严词拒绝,那供应商就要自己消化这部分损失,毕竟报价是自己报的,报出去的价格自然要坚持,诚信第一。

2：如果订单还未确认,仅仅是对方认可了价格,但是并没有正式下订单过来,这时候简单跟客户说明情况,更新报价单给客户,并且对于己方的失误道歉,这也就可以了。 尽管客户可能会因此不满而抱怨或者大发雷霆,但是订单只要没有确认,修改报价在生意场上是合理的。

当然,如果订单本身金额并不大,或者损失处在一个可以接受的范围内,那在一开始告知客户价格报错的同时,提出这张订单继续执行这个价格,无疑能让客户感受到供应商的“诚意”和“诚信”,这是难能可贵的,也能赢得客户的好感和尊敬,将来能争取更多的订单与合作机会。

样品寄出后，询问样品是否满意的邮件怎么写？

样品寄走后，不仅要告知客户寄样的时间，还要提供快递单号，以便客户在需要的时候查询快递进度。当然，乙方也要时刻查询快递情况，看客户何时签收。一旦签收，就需要及时跟进，了解情况，如样品是否满意，哪里有缺陷，哪里需要改进，是否需要重新打样等，这样才能有针对性地将订单执行下去。

什么情况下应向客户收取样品费？

根据不同的情况，设置三种不同的应对策略：
第一：针对老客户或重要客户，只要样品费的金额不大，完全可以由供应商承担。如果费用特别高，可以跟客户商量，比如双方分摊部分费用，共同承担开发过程中的成本。当然，这种情况下就需要特别注明，下单以后是否可以完全退还，或者未来订单金额到了多少的时候，可以逐步退还。
第二：针对新客户，可以先评估客户的情况和订单预期。如果费用在可以接受的范围内，考虑乙方独自承担。如果无法负担，可以跟客户讨论由对方承担或双方分担。
第三：针对新客户，如果样品金额相对较高，但是并没有高于快递费用，而客户又愿意承担这部分快递费，本着共同开发的商业惯例，应当由供应商承担样品费，而客户提供到付账号，或者直接支付运费。

样品出错怎么办，产品出现色差怎么办？

这是现实操作中一个非常麻烦的问题，往往会直接导致客户退货甚至索赔。在实际操作中，大货生产前，必须跟客户确认好产品的颜色和对应的色卡号，并严格按照客户指定的颜色，制作确认样。只有得到客户的确认，才可以参照样品来生产大货，这个步骤绝对不能少

现实中很多索赔，都跟色差有关。比如客户下单确认要大红色，也给了色号，但是供应商却做成了酒红色，客户能否接受？非常困难。如果客户整个系列的产品都是同一个色系，货架上别的产品都是大红色，就这批货是酒红色，他显然是无法接受的。

客户有PO，是不是没必要再做PI形式发票

事实上,很多客户在谈判完成后下单,会提供正式的合同,也就是找我们常说的 PO。这个时候供应商会核对相关内容, 提出接受合同或者列出要修改的地方，然后跟客户协商。这个时候,Po就是真正意义上的合同。但即便如此,供应商还是要尽量再做一份PI给客户确认,毕竟PO是客户做的,客户的意思有时会跟供应商的理解有偏差,若仅仅回签PO,以后双方若对合同的条款发生争议,就比较麻烦。
PI虽然只是形式发票,但很多客户都把它当成正式合同,双方签署的任何PI都是有效的。 有些客户没有PO给供应商,只要求供应商根据确定好的产品、价格、交货期等做好PI给他确认,一旦确认,PI就等同于真正的合同。
当然,还有少部分客户,仅仅把PI理解成一个正式的报价单,并没有当成任何跟合同有关的东西。

外贸中，验货未通过邮件怎么补救？

第三方验货公司相对而言对货物和品质的检验会非常专业，往往能发现一些普通验货员或者工厂质检员不容易发现的问题。一旦有特别的问题，或者AQL超标，供应商就会被出具Fail或Not conformed的报价，货特被拒收。还有一种情况，就是货物达到了AQL标准，但是还有一点小问题，验货员无法自己做主，需要和客户确认，这种情况一般就出具Pending或hold的报告，意思是“暂定”

提交单据并向客户催款

如果订单的付款方式是即期的，出货后，需要及时提交相关单据给客户并催款，这需要第一时间来做。即使是用信用证或D/P（付款交单）之类的付款方式，单据需要提交给银行，一般也应该给客户一份单据复印件作为参考，并告知货已经出运。

提单电放（telex release)应该如何操作？

提单电放简言之，就是货物承运人或者代理人，回收已签发的正本提单，或者不签发正本提单，以电传形式通知卸货港，将货物交付给收货人。

它的基本流程是，供应商通知货代，提交电放申请单或者出具保函，然后货代通知船公司安排电放。原有的提单上会打上TELEX RELEASE或者SURRENDERED的字样。

但需要注意一点，提单电放的真正含义是，放弃领取提单的权利。也就是说，从电放的那一刻起，货权就不再由自己掌握，卸货港那边仅仅依靠提单复印件就可以提供。在未收到客户款项的情况下，电放提单一定要慎之又慎！

外贸中，客户说付了款，请客户提供银行水单的邮件怎么写？

很多时候，已经通知客户付款，但是等了多日都不见有款项到账。这个时候就需要主动询问客户，让对方帮助查询，或者提供银行水单。因为跨境汇款的审核相当严格，收款人的账号、公司名、收款银行甚至中转行的信息都需要完全准确，任何一个细节有误，或者拼写错误，汇款都有可能被退回或者暂时冻结。

到客户发来的汇款凭证，是否可以邮件或电放提单？

最好不要。保险起见，还是等货款到账后再安排。因为银行的凭证未必是真实的，客户可以造假。在一些细节上故意写错信息，比如SWIFT号，或者公司名跟地址对应不上之类的。银行收到电汇申请后，审核发现问题，就会退回款项。
所以跨国交易要特别注意收款安全，如果款项没有到账，仅仅凭借对方的一份银行凭证，是不可以提供提单的。

请客户修改信用证的邮件怎么写？

收到信用证，需要在第一时间审证，并通知客户具体需要修改的地方。即使供应商对条款全部接受，没有地方需要修改，也要给客户一个确认。一般情况下，客户会先提供一个草稿件，给供应商确认，然后再请银行出具正本的信用证。这样能最大限度地避免改证的费用和麻烦。

请客户接受信用证不符点的邮件怎么写？

信用证在交单的时候，经常会有不符点产生。在这种情况下，如果不是特别严重的问题，只要得到客户的确认，银行是可以继续偿付的。
开立信用证一般在生产前，而订单操作过程中会出现各种变数，比如客户要改一些东西，或者已方出现某某问题，但并未严重到非改信用证不是的地方。所以业务员就需要在交单给银行的同时，或者银行指出不符点的情况下，请客户书面确认并接受。

客户投放如何处理，收到投诉，如何在第一时间应对？

投诉是谁都不愿意碰到的，一旦发生，就不可避免地会造成损失。在这种情况下，供应商跟客户出于自身立场和利益的考虑，必然会有争论和不同意见。

处理方式是：只要收到客户的投诉，第一时间先给出正面回应，不要纠结于这是谁的错，而是先争取一定时间去思考和讨论，等公司内部达成一致的处理意见或几套处理方案后，再跟客户讨论商量。这样既有时间进行内部紧急磋商，也可以避免在客户气头上火上浇油，先冷处理一下，对双方都有好处。业务员可以这样回复客户投诉邮件。

如果处理库存产品出货后遭遇索赔？

首先，要看客户是否知道这批产品是库存。如果客户知道，并确认过产品的品质，这时候可以根据当初确认的邮件和样品，向客户表示乙方拒绝索赔的意见，并提供相关证据。如果客户不知道产品是库存的情况，当成新产品来采购，而品质的确是次于客户要求的，那就只能跟客户商量，部分打折，或者以补货的形式给客户补偿。最后如果双方依然谈不好，就只能根据订立的合同来处理。

其次，要看库存产品的品质是否参差不齐，出货的产品是否跟确认的样品有很大差异。这是一定要弄清楚的。卖库存产品往往是纠纷最多的。客户会以为，你给我的样品我能接受，但是大货的品质实在太差，我无法接受。为了避免这种情况发生，往往会在库存产品中寻找品质和外观最差的几个样品，给客户确认。如果客户可以接受，那整批货出货后，遭遇索赔的概率就会大大下降。

如何询问产品销售情况邮件怎么写？

外贸产品销售以后，是需要保持跟进，了解进展的。比如产品在当地市场的销售情况如何？消费者有什么反馈？有哪些地方需要改进？跟市场上同类产品相比有什么优缺点？价格上是不是有足够的竞争力？这些都是需要跟客户讨论的，对业务员未来的订单操作很有帮助。

外贸中了解最新市场动向

供应商要时刻关注市场信息，了解最新情况，并根据海外市场的变化，来判断和制订销售方案。对供应商而言，闭门造车不可取，这会使你跟外部环境脱节。要了解市场、了解需求、了解消费者偏好，有针对性地跟潜在客户谈判，赢得订单和机会。

外贸中如何回复客户的索赔？

一般有三种方式，一是接受，二是拒绝，三是拖延。根据不同的场景，可以大致用以下句型回复客户：
1:直接接受
“I am sorry for the defectives. We will afford all the claim charge.”
对于产品的品质问题我非常抱歉，我方会承担所有赔款。
2:委婉拒绝
“to be honest, it is not our mistake to cause the claim. Please check the issues in detail as below.”
坦白说，不是我们的问题造成损失，请看以下的具体内容。
3:暂时拖延型
”sorry to hear that the claim issue happened. We will do the internal investigation, and give you reply soon.”
很抱歉听到索赔的事情发生。我们会做内部调查，并尽快给您答复。
不要在第一时间就过于爽快地答应客户的全部要求。不管乙方有足够理由，还是毫无道理，都需要有一个迂回的时间作为缓冲，为接下去的谈判营造一些有利的条件。推荐第三种